Dans de nombreuses institutions, il n'existe pas de logiciel de base de données permettant de stocker les informations ou les enregistrements. C'est pourquoi elles mettent à jour toutes les informations manuellement. Dans le présent manuscrit, le système proposé comprendra un logiciel officiel basé sur le web, un logiciel hors ligne et une base de données centrale. En utilisant ce logiciel, tous les travaux peuvent être effectués numériquement. Si, pour une raison quelconque, le logiciel basé sur le web est endommagé, le logiciel hors ligne fonctionnera. Le système proposé suggère également un système de retour d'information. Il s'agit donc d'un processus plus efficace que le système existant. Il diminuera le temps nécessaire et réduira également les difficultés de l'administrateur et des étudiants.